(Seconda Parte) Un webinar perfetto? I nostri 10 consigli per creare un evento di successo

6) I webinar rappresentano una grande occasione per provare nuovi relatori e nuovi argomenti

Visto l’elevato volume di webinar che abbiamo programmato e la vasta gamma di partecipanti che si sono uniti ai nostri webinar (aree geografiche diverse, varie professioni e livelli di esperienza) abbiamo deciso di cogliere questa opportunità per proporre alcuni nuovi oratori e argomenti insieme a contenuti e relatori già consolidati e sponsorizzati. Questo ha reso possibile conoscere alcuni nuovi speaker che prima non conoscevamo da proporre per un eventuale futuro evento dal vivo. Abbiamo poi raccolto molti consigli dai partecipanti post-evento attraverso moduli di feedback semplici, brevi e mirati per ottenere una fotografia “istantanea” dell’esperienza.

7) I relatori hanno bisogno di incentivi per partecipare ai webinar

Dobbiamo essere sinceri fino in fondo, abbiamo pensato che sarebbe stato davvero facile confermare gli speaker per il nostro programma di webinar, ma invece è stato molto più  complicato del previsto. 

Ciò che abbiamo capito è che, anche se chiediamo un minore coinvolgimento ai protagonisti in termini di tempo e di viaggio, è sempre necessario facilitare il più possibile il loro compiti. Abbiamo lavorato per creare un onboarding per fornire loro tutti gli strumenti necessari per affrontare al meglio l’esperienza. Una cosa che è stata molto apprezzata dai nostri oratori è stata la registrazione e la pubblicazione del loro webinar su YouTube in un arco di tempo relativamente veloce. 

8) Al pubblico on line piace quando comunichi con loro

Durante uno dei nostri webinar è capitato a un certo punto che l’audio non funzionasse per il relatore. In diretta abbiamo spiegato al pubblico sia a voce sia con messaggi di testo quello che stava capitando e come stavamo cercando di risolvere il problema tecnico. La risposta è stata molto positiva: i partecipanti hanno scritto i loro suggerimenti su come risolvere il problema con simpatiche battute. Non è stato perso nessuno spettatore durante il periodo di attesa, nemmeno uno. In base alla nostra esperienza possiamo affermare che la comunicazione più semplice, anche riguardo alla risoluzione di un problema, è sempre premiante.

9) Il coinvolgimento dei partecipanti non deve essere complicato

Questo argomento è stato in parte già affrontato nel punto precedente.Nel caso dei webinar di droidcon – dove gli eventi comprendevano più relatori e presentazioni, una mostra digitale ed elementi di networking – le aspettative per il coinvolgimento del pubblico sono più alte rispetto ad altri format.

I webinar generalmente sono presentazioni singole con aspettative piuttosto basse per quanto riguarda il coinvolgimento del pubblico. Come già accennato in precedenza, abbiamo lavorato molto per migliorare l’usabilità e l’interazione per i relatori e i partecipanti. I nostri saluti e i testi utilizzati sulla barra dei messaggi hanno suscitato grande coinvolgimento e interazione. Tutto questo è fondamentale per il webinar? Ovviamente no. È un extra che crea un’esperienza personalizzata per i partecipanti? Assolutamente sì.

10) Stessa metodologia organizzativa sia per i webinar sia per gli eventi dal vivo

La qualità dell’esperienza dei nostri eventi è sempre stata fondamentale per noi. Da sempre siamo alla ricerca di miglioramenti che coinvolgano in modo positivo i relatori, gli sponsor, i partner e i partecipanti. La stessa ricerca ha  accompagnato anche i nostri webinar. Abbiamo lavorato per migliorare tutte le parti del processo organizzativo: pianificazione, comunicazione, grafica, contenuti e altro ancora. I risultati? La percentuale di iscritti ai webinar è in costante aumento. Tra i tanti feedback ricevuti abbiamo registrato testimonianze molto interessati

“I webinar di Droidcon Italia hanno dato a Bluetooth SIG la possibilità di condividere i recenti ed entusiasmanti progressi della tecnologia Bluetooth con gli sviluppatori Android in un momento in cui non era possibile riunirsi di persona. Il nostro pubblico dei webinar è stato davvero coinvolto e l’intera esperienza è stata eccellente!”

In conclusione…

In base alla nostra esperienza i webinar offrono un ottimo modo per rimanere in contatto con una comunità Android e conoscere nuovi relatori e contenuti. Naturalmente ci sono differenze nel processo di organizzazione tra gli eventi dal vivo e quelli in digitale, ma ci sono anche parallelismi tra la sede e la piattaforma, le prove e il “green studio”,  ecc. Durante questi mesi abbiamo scoperto che l’essere aperti alla sperimentazione di nuovi strumenti e piattaforme ha contribuito a migliorare i nostri webinar e che continuare a concentrarsi sui dettagli ha portato a un’esperienza di alta qualità per tutti i soggetti coinvolti.

Se hai domande o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere le tue richieste o le tue opinioni.