Organizzare eventi corporate con Synesthesia – l’arte di creare connessioni

Nel mondo aziendale contemporaneo, gli eventi corporate non sono più solo un’occasione formale o celebrativa: sono uno strumento strategico, un’opportunità per rafforzare l’identità del brand, costruire relazioni significative e comunicare messaggi chiave in modo diretto, coinvolgente ed esperienziale. Che si tratti di un lancio di prodotto, una convention, un team building, una cena di gala o l’inaugurazione di uno spazio espositivo, l’organizzazione di eventi corporate richiede una combinazione sapiente di visione, logistica, creatività e cura dei dettagli.

Al netto di tutti gli elementi da tenere in considerazione quando si organizza un evento B2B, una è di vitale importanza: no all’improvvisazione! Ogni evento aziendale, infatti, nasce da un obiettivo preciso (rafforzare il legame con i clienti? Motivare i dipendenti? Comunicare un cambiamento?) e ogni scelta – dal concept alla location, dal programma agli ospiti – deve essere coerente con questo fine. Solo in questo modo l’iniziativa diventa un’esperienza, una narrazione in cui l’azienda racconta chi è, cosa fa e come lo fa.

Il digitale come alleato

La tecnologia è ormai una componente fondamentale: eventi ibridi, app dedicate, QR code, streaming, realtà aumentata, gamification. Strumenti digitali che amplificano l’esperienza, permettono un maggior controllo e raccolgono dati preziosi sull’engagement dei partecipanti. Synesthesia si serve del digitale anche per creare supporti accessibili a tutti, realizzando supporti quali percorsi tattili, sottotitolazioni, audiodescrizioni..

Il valore sostenibile

In un evento corporate, a fare la differenza è anche l’integrazione di pratiche sostenibili che non solo riducono l’impatto ambientale, ma rafforzano la reputazione dell’azienda, dimostrando coerenza tra valori e azioni. Dalla scelta di location eco-friendly alla gestione responsabile dei materiali, dai catering a km zero alla riduzione degli sprechi, la divisione “Eventi e formazione” di Synesthesia sceglie ogni dettaglio per raccontare un impegno concreto verso il futuro.

Come si struttura l’organizzazione di eventi

Ma entriamo nel vivo dell’organizzazione di un evento B2B.

La fase iniziale di progettazione di un evento corporate è cruciale: qui si definiscono gli obiettivi, il target, il budget, il tono e lo stile. Un evento efficace non è mai improvvisato: è il risultato di una strategia solida, costruita su misura.

Ogni evento corporate ben riuscito nasce da una pianificazione accurata e da una fase preliminare costruita con metodo e visione. È in questo momento che si gettano le basi del progetto, si definisce la rotta e si inizia a trasformare un’idea in un’esperienza concreta. La fase iniziale è fondamentale: richiede ascolto, analisi e creatività. Ecco come si sviluppa.

Fase uno: il contenitore fa il contenuto

Il primo passo è il brief iniziale con il cliente, un incontro in cui vengono condivisi tutti gli elementi chiave che guideranno l’organizzazione: il budget disponibile, le tempistiche, le necessità logistiche, la zona geografica di interesse, il numero previsto di partecipanti e il target di riferimento. Questo momento è essenziale per costruire una proposta coerente e su misura, in linea con le aspettative e gli obiettivi aziendali.

A seguire, si passa all’ideazione del concept creativo dell’evento: qui prende forma l’identità narrativa dell’evento, a partire dalla definizione di un titolo, fino allo sviluppo di un visual grafico coordinato, che sarà poi declinato su tutto il materiale stampato e sugli elementi di allestimento. Il concept non è solo un esercizio estetico, ma uno strumento per dare coerenza e personalità all’esperienza che si andrà a costruire.

Parallelamente, si avvia l’organizzazione di sopralluoghi per identificare la location ideale, coerente con il concept, logisticamente funzionale e in linea con il tono e le necessità dell’evento. Ogni spazio racconta una storia, e la scelta del luogo giusto contribuisce in maniera determinante al successo dell’iniziativa.

Infine, si procede con la ricerca e selezione dei fornitori principali: dal catering, al service tecnico audio e luci, fino alle proposte di intrattenimento o performance artistiche che possano completare e valorizzare il tema dell’evento. Il cliente viene coinvolto attraverso la presentazione di diverse soluzioni, così da scegliere quelle più affini ai suoi valori e agli obiettivi strategici dell’iniziativa.

Questa fase iniziale, se condotta con attenzione e professionalità, permette di costruire un progetto solido, ben strutturato e già fortemente caratterizzato, pronto per passare alla fase esecutiva con una visione chiara e condivisa.

Fase due: dalla progettazione alla fase operativa

Una volta definite le fondamenta dell’evento, si entra nella seconda fase: quella operativa, in cui la visione prende forma e ogni elemento comincia a concretizzarsi. È il momento in cui progettazione e logistica si intrecciano, ed entra in gioco una pianificazione dettagliata che coinvolge team creativi, tecnici e organizzativi.

Il primo passo è la redazione di un cronoprogramma dettagliato, che scandisce con precisione tutti i momenti chiave: dai tempi di allestimento a quelli di svolgimento dell’evento, fino alle tempistiche di disallestimento. Questo strumento è essenziale per coordinare il lavoro di tutti i fornitori e assicurare una gestione puntuale ed efficiente.

Contemporaneamente viene avviata la gestione della pagina di registrazione e accrediti, che viene costantemente aggiornata con le informazioni più rilevanti per i partecipanti. Questa piattaforma rappresenta il primo punto di contatto con il pubblico e deve essere chiara, intuitiva e allineata al visual dell’evento.

Un aspetto centrale della fase operativa è la definizione della scaletta: si stabiliscono gli interventi, i momenti di intrattenimento, eventuali factory tour, visite guidate o esperienze collaterali pensate per rendere l’evento più dinamico e coinvolgente. In parallelo, si lavora alla scelta del menù, curando ogni dettaglio in base al tono e al pubblico dell’iniziativa.

Per la comunicazione, si produce una serie di materiali coordinati: dal save the date alla newsletter, dalla landing page agli inviti, dai post social ai contenuti video per il lancio ufficiale dell’evento. 

Grande attenzione è riservata anche alla parte visiva e scenografica, con la definizione dell’allestimento attraverso render dettagliati che includono arredi, progetto luci, decorazioni floreali e luminose, così come la creazione di personalizzazioni ad hoc per spazi, gadget, materiali di supporto e altri elementi distintivi.

Infine, se richieste, si attivano le attività di ufficio stampa, offrendo supporto nella redazione degli inviti per i giornalisti e nella gestione delle relazioni con i media, affinché l’evento possa godere della massima visibilità anche sul piano editoriale.

Fase tre: si va in scena!

Dopo settimane – o mesi – di progettazione e preparazione, il giorno dell’evento rappresenta il momento clou. È qui che si misura davvero la qualità dell’organizzazione: nella capacità di orchestrare persone, tempi e spazi in modo fluido e impeccabile. 

Il team dedicato si occupa innanzitutto della supervisione e coordinamento di tutti i fornitori coinvolti: dal catering alla tecnica, dagli allestitori agli addetti alla sicurezza. Ogni professionalità deve agire in sincronia, come in una grande orchestra, seguendo il timing definito e adattandosi in tempo reale ad eventuali imprevisti.

Fondamentale è la gestione della regia dell’evento, un’attività che richiede visione d’insieme, attenzione al dettaglio e comunicazione costante. La regia coordina gli interventi, gestisce i tempi sul palco, controlla audio e luci, e assicura che ogni momento si svolga con precisione e naturalezza.

A supporto dell’organizzazione generale, è operativa una segreteria organizzativa con staff multilingua, che gestisce l’accoglienza degli ospiti, la logistica, gli allestimenti e tutte le attività di front-office. La gestione dei transfer, degli accrediti, delle registrazioni e delle accommodation viene monitorata in tempo reale, per offrire agli ospiti un’esperienza fluida fin dal loro arrivo. Ogni spostamento, ogni passaggio logistico è pianificato e controllato per evitare disagi e mantenere alta la qualità dell’evento.

Un altro aspetto chiave è la gestione del fotografo e del videomaker, che hanno il compito di documentare l’evento in modo creativo e professionale. 

Questa terza fase è il momento in cui il lavoro si fa presenza, e ogni dettaglio, se ben gestito, contribuisce a creare un evento che funziona, emoziona e si fa ricordare.

Fase quattro: valorizzare l’esperienza e costruire relazioni durature

Il successo di un evento non si esaurisce con l’ultimo applauso o la chiusura delle porte. Al contrario, è proprio nel post evento che si misura la sua reale efficacia: nella capacità di capitalizzare l’esperienza, raccogliere insight utili e proseguire il dialogo con i partecipanti. La fase di follow-up è fondamentale per trasformare l’evento da semplice momento a leva strategica di comunicazione e relazione.

Dal consuntivo finale, al debriefing di team e con il cliente, alla reportistica dettagliata che può includere dati di partecipazione, metriche di engagement, performance digitali e altri KPI rilevanti. 

Per la raccolta dei feedback si inviano solitamente survey dedicate ai partecipanti. Le loro opinioni, sensazioni e suggerimenti rappresentano uno strumento prezioso per comprendere l’impatto dell’evento e orientare future scelte strategiche.

A livello comunicativo, vengono inviate email di ringraziamento personalizzate, spesso accompagnate da materiali extra come slide, gallery fotografiche, aftermovie o contenuti inediti. 

Infine, si attiva una strategia di lead nurturing, con l’obiettivo di coltivare le relazioni avviate durante l’evento e trasformarle, nel tempo, in opportunità concrete: commerciali, reputazionali o di networking.

La fase post evento è, a tutti gli effetti, un’occasione per consolidare legami, dimostrare attenzione e dare continuità al valore creato.

Organizzare un evento corporate di successo significa fondere creatività e precisione, pensiero strategico e sensibilità umana. Non si tratta solo di far funzionare le cose, ma di farle risuonare. Di creare uno spazio – fisico e mentale – in cui l’identità dell’azienda prende forma viva, e il pubblico può riconoscersi, emozionarsi, ricordare.Da anni Synesthesia organizza eventi corporate di successo, smart e memorabili. Costruiamo insieme il tuo prossimo evento aziendale? Parliamone!