Il “galateo” delle call: come organizzare e gestire in modo efficace le videochiamate di lavoro

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13 Luglio 2022

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galateo delle call

Il termine “galateo” oggi può suonare desueto e distante nel tempo, ma fenomeni come la “Zoom Fatigue” dimostrano quanto il mondo abbia sempre più bisogno di regole utili alla convivenza e alla collaborazione comune, soprattutto a fronte di nuovi strumenti e paradigmi entrati prepotentemente a far parte delle nostre vite lavorative (e non solo) dalla pandemia in avanti. D’altra parte la “netiquette” ha caratterizzato i primi anni della rivoluzione di internet, per poi essere purtroppo dimenticata nella massificazione della comunicazione e nell’avvento delle piattaforme social.

“In questo articolo ho voluto affrontare alcuni elementi chiave legati al mondo dello smart working, fornendo qualche utile suggerimento per gestire in modo efficace le videochiamate di lavoro”.

Ecco alcuni utili suggerimenti (non vere e proprie regole) per migliorare la vita e il nostro modo di lavorare, dei nostri colleghi, e di tutti gli interlocutori con cui abbiamo a che fare ogni giorno.

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Autore: (Francesco Ronchi, Presidente e fondatore di Synesthesia).

Come organizzare una call

1) La migliore call è nessuna call: prima di organizzare una call pensa se è davvero necessario o se il tema può essere affrontato in modo asincrono o più rapido (una mail, una chat?). Questo è ancora più importante per le call “ricorrenti”, ovvero che si ripetono nel tempo.

2) Focalizza l’argomento e scrivi un “ODG”: per non perdere tempo è importante che ogni call sia accompagnata da un ordine del giorno sull’argomento/i da discutere. Cerca di essere focalizzato riducendo gli argomenti al minimo e mantieni il focus durante la call. L’ODG può essere inserito direttamente nell’invito o essere un documento condiviso (utile per le call ricorrenti). Se la call prevede di prendere decisioni, il focus deve riguardare esclusivamente questi obiettivi.

3) Valuta di tenere un verbale: nella call più strutturate puoi definire un “segretario” (l’organizzatore o un altro partecipante) incaricato di prendere appunti sui temi trattati e le eventuali decisioni prese. Invialo poi in una email di riepilogo includendo anche eventuali altri stakeholder che devono essere informati su quanto discusso.

4) Coinvolgi solo le persone necessarie: prima di inviare una call a un gruppo allargato di persone, pensa chi realmente è necessario coinvolgere. A chi deve solo essere informato delle decisioni prese è meglio mandare solo una email di riepilogo.

5) Comprimi il tempo e lascia spazi di recupero: il tempo è la risorsa più preziosa e limitata in nostro possesso. Cerca di stabilire una durata per le call adeguata, cercando di comprimere i tempi per spingere i partecipanti a concentrarsi e a non divagare (specialmente per le call ricorrenti). Lascia sempre idealmente 10-15 minuti tra una call e l’altra. Se gli argomenti vengono esauriti prima della fine del tempo previsto, ringrazia tutti e chiudi la call in anticipo, complimentandoti per l’ottimo risultato!

6) Pianifica bene i momenti di pausa: il lavoro non può essere fatto solo di call. Pianifica e fissa nel tuo calendario momenti durante la giornata e la settimana dedicati al “deep work”, alla lettura delle email e altre attività che devi portare avanti. La dimensione di questi periodi di tempo dipendono dal tipo e della durata delle attività di cui ti devi occupare, e devono essere considerati “sacri” e protetti dalle interruzioni.

7) Scegli con cura il luogo dove fare la call: cerca un luogo silenzioso e tranquillo, dove non sarai disturbato e non importunerai nessuno. Prenditi cura anche dell’illuminazione, privilegiando quella frontale (evita di avere luci o finestre alle spalle).

Durante una call…

8) Rispetta la puntualità: a differenza dei meeting tradizionali, anche pochi minuti di ritardo possono essere percepiti molto negativamente. Se possibile, effettua il log-in con leggero anticipo e assicurati che il microfono e la telecamera che usi funzionino bene. Fai tutte le prove necessarie.

9) Usa una strumentazione adatta: spesso i PC portatili hanno un sistema audio di scarsa qualità, è importante procurarsi cuffie e/o microfoni di qualità (disponibili oggi a prezzi accessibili). Evita i vivavoce e, se puoi, evita di connetterti da telefono o tablet.

10) Disattiva o riduci la visualizzazione personale: si corre il rischio di passare il tempo a fissare se stessi costantemente durante una call, e questo può provocare distrazione e stress. Mantieni la visualizzazione attiva se possibile per i tuoi interlocutori, magari con un effetto sfocatura dello sfondo, per proteggere la privacy (gli sfondi personalizzati possono essere divertenti, ma tendono a loro volta a distrarre ed essere poco professionali).

11) Evita il multitasking e le distrazioni: “il multitasking riduce le prestazioni del 40% nella maggior parte dei casi”. Se svolgi altri compiti mentre sei in call, probabilmente lo farai male, e rischierai di apparirai disinteressato e maleducato. Resta sempre concentrato sull’obiettivo della call, e se pensi che la tua presenza non sia opportuna o utile, valuta di informare l’organizzatore della call per eventualmente disconnetterti e ricevere un riepilogo finale scritto.

12) Riposa gli occhi ogni 20 minuti: segui la regola del “20-20-20”. Ogni 20 minuti di lavoro al computer è consigliabile fare una pausa di 20 secondi fissando un oggetto ad una distanza di almeno 20 piedi (che sono circa 6 metri). Riposare gli occhi contribuisce anche a mantenere alto il livello di concentrazione, e puoi cogliere l’occasione per bere un po’ d’acqua e mantenerti idratato.

13) Fai interventi chiari e focalizzati: cerca di essere sintetico e rispetta il turno di chi deve parlare senza interrompere gli altri. È inoltre molto importante durante una call che ciò che stai raccontando sia comprensibile a tutti. Non dare informazioni per scontate ed evita di usare troppe abbreviazioni, slang e tecnicismi. Usa un linguaggio semplice, chiaro e adeguato alle competenze tecniche di chi sta al tavolo con te.

14) Silenzia il microfono quando non stai parlando: se il luogo che hai scelto per la tua call non è sufficientemente silenzioso usa la funzione di spegnimento del microfono quando non devi parlare. Così facendo, potrai focalizzarti esclusivamente sull’ascolto di ciò che dicono i tuoi interlocutori senza disturbare.

15) Evita di fare commenti ad alta voce una volta terminata la call: prima di concludere la conversazione assicurati di spegnere il software utilizzato per evitare di rimanere connesso.


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