Smart working: vantaggi, opportunità e sfide. Intervista a Francesco Ronchi

Francesco, alla luce di quanto riscontrato finora in Synesthesia, qual è la tua opinione in merito al dibattito attuale legato alle differenze tra smart working e lavoro da remoto?

“Lo Smart Working non è un semplice remote working, ma prevede tutta una serie di elementi chiave che lo qualificano come tale e che si vanno ad aggiungere al lavoro da remoto. Questi elementi prevedono di lavorare per obiettivi, misurare le performance, avere meno controllo, più dialogo e fiducia, tenere un canale aperto di comunicazione con il team, continuare a coltivare il contatto umano (non necessariamente da casa)”. 

Quali sono quindi secondo te gli strumenti essenziali e l’approccio da adottare per uno smart working efficace?

“Un ampio uso dell’approccio di tipo Agile, l’utilizzo di strumenti tecnologici a supporto  dell’organizzazione, un welfare differente unito a momenti di disconnessione e al mantenimento di un’alta professionalità sono, a mio parere, tutti ingredienti essenziali per uno smart working che funzioni”.

Quali sono i vantaggi dello smart working per le aziende?

“Gestire le risorse umane a distanza è un compito che comporta importanti vantaggi per un’azienda, come la possibilità di trattenere o acquisire talenti, ridurre i tempi morti degli spostamenti, ridurre le spese attraverso un utilizzo più efficiente dello spazio lavorativo.

Sono numerose, inoltre, le conseguenze sulla sostenibilità ambientale: meno spostamenti e meno consumo contribuiscono certamente a una riduzione dell’inquinamento generale”.

E per i lavoratori?

“Da tempo si parlava d’introdurre qualche forma di smart working in azienda. Per certi aspetti si tratta di un traguardo che consente di avere maggiore flessibilità e tempo a disposizione, bilanciando meglio la vita lavorativa con quella privata.

Tutto questo ha delle importanti conseguenze per quanto riguarda la riduzione dello stress. Meno stress, meno lavoro fuori orario e più benessere per tutti…“.

All’interno di queste dinamiche quanto è importante saper gestire in modo efficace il tempo e lo spazio?

“Lavorare da casa richiede un’organizzazione accurata del proprio tempo e di uno spazio che solitamente viene concepito per essere vissuto in modo differente. Non tutti sono abituati a questo tipo di gestione. Nell’arco della giornata lavorativa è importante trovare dei momenti di “stacco” tra una call e l’altra per eseguire al meglio le altre attività.

Per quanto riguarda lo spazio diventa fondamentale crearsi all’interno della propria abitazione un’area dedicata al lavoro, tenendo conto anche delle esigenze di tutti i membri della famiglia, che in questo periodo in particolare possono anche essere piuttosto critiche”.

Quali sono invece i punti problematici di questa modalità di lavoro?

“Leadership e obiettivi. Gestire in modo efficace le risorse umane a distanza è un compito che richiede grandi capacità di management. Troppo spesso oggi l’aspetto che ha a che fare con la pianificazione viene ignorato. Non tutti possono o vogliono lavorare in smart working e molti lavoratori potrebbero sentirsi isolati anche nell’affrontare le difficoltà: si pensi a chi non dispone di spazi adeguati o ha figli piccoli a casa.

L’assenza delle solite routine giornaliere, inoltre, crea delle situazioni che spesso non siamo abituati ad affrontare. Il rischio che i propri colleghi diventino, dei semplici indirizzi e-mail da sovraccaricare di compiti lavorativi è molto elevato. Lo smart working deve essere una scelta e non un’imposizione. Oggi i nuovi strumenti di lavoro integrati a metodologie di gestione e progettazione efficace consentono ai componenti di un team di lavorare a distanza, conseguendo gli obiettivi in modo meno stressante. Basta essere organizzati e consapevoli di queste criticità.”

Quali sono le nuove opportunità dello smart working?

“Questo nuovo modo di lavorare apre a nuove possibilità che fino a poco prima dell’emergenza covid-19 erano state del tutto ignorate. Lo sviluppo del software è uno dei pochi settori ad aver conosciuto e usato diffusamente lo smart working già prima dell’attuale crisi sanitaria. Le aziende di software utilizzano spesso metodi di gestione del progetto “agili” che ben si prestano al lavorare per obiettivi. É proprio questa una delle opportunità più importanti nate con lo smart working. La possibilità di lavorare per obiettivi permette di puntare sui tre principi della motivazione: autonomia, cioè il nostro desiderio di essere auto-diretti; padronanza, ovvero l’impulso di acquisire abilità migliori; scopo, il desiderio di fare qualcosa di significativo e importante. Cambia anche il modo di viaggiare per lavoro e di fare formazione (online e diffusa)”.

Come un manager deve gestire da remoto il proprio team?

“É essenziale per un team manager trovare il giusto equilibrio tra il lasciare ai colleghi di team una certa autonomia nell’organizzazione del proprio lavoro e garantire un minimo di linee guida e di controlli. É sicuramente più efficace prestabilire gli obiettivi da raggiungere invece che fissare una rigida programmazione del lavoro. Una tecnica utile, in questo senso, è quella del time blocking, già adottata da Benjamin Franklin e che consiste nell’assegnare il proprio lavoro a specifici blocchi di tempo in cui lo si eseguirà. 

Questa pianificazione bloccata se da un lato può risultare anche molto intensa, perché bisogna concentrarsi sempre nel non impiegare troppo tempo su un solo lavoro, dall’altro permette di aggiungere struttura a giornate lavorative altrimenti caotiche, ottimizzando così la gestione delle ore di lavoro e introducendo dei momenti di pausa fissi”.

Ci puoi fare qualche esempio pratico?

“Una comunicazione costante tra i membri di un team di lavoro e il loro manager è essenziale per creare fiducia e responsabilità reciproca. Per spiegare meglio questo aspetto prendo in prestito alcuni rituali pubblicati da Zapier. I manager iniziano la settimana facendo incontri personali con i singoli membri, il rapporto con il tuo manager è il legame principale con l’azienda. Uno-a-uno è il momento in cui le persone condividono più facilmente e liberamente le loro priorità, chiedono consigli e parlano delle eventuali difficoltà. Alla fine di ogni settimana, poi, tutti pubblicano un aggiornamento del venerdì, che delinea i progressi compiuti sulle priorità principali della settimana e condivide la priorità principali per la settimana successiva. Questi processi e rituali assicurano che la squadra sia allineata. Questi sono modelli attuati e che funzionano per Zapier, ma ogni azienda, poi, deve trovare i rituali che meglio si adattano alla propria realtà, mettendo però sempre al centro la fiducia”.

Qualche suggerimento per il futuro?

“Parlando di futuro aziendale, penso che ci siano diversi temi da considerare. Per esempio, per quanto riguarda i neoassunti, è importante affiancarli a un mentor in azienda, un collega che possa indirizzarli ma soprattutto fare da “compagno di banco” a cui rivolgersi per esigenze non facilmente gestibili. 

Puntare sulla condivisione della documentazione e sulla intranet può essere un plus in tema di accessibilità ai documenti e alle informazioni aziendali più importanti.

Ci sono poi i meeting giornalieri, fondamentali per mantenere il contatto con i colleghi e manager e i cosiddetti standup meeting di gruppo dove confrontarsi rapidamente. Infine mi sembra importante che un’azienda conduca survey costanti sul mood dei propri dipendenti e organizzi workshop interni su come migliorare il lavoro anche nell’ottica di learning by doing in contesto smart working.

In ultimo, ma non per questo meno importante, c’è la cura di momenti extra-lavorativi come, per esempio, un ritiro annuale per tutti i dipendenti fuori dal contesto lavorativo o anche semplici spazi informali insieme ai colleghi nell’arco della giornata.

In questa intervista abbiamo toccato molti punti fondamentali che caratterizzano lo smart working di oggi. Ci auguriamo che ciò che è stato detto qui possa rappresentare un’occasione per riflettere su come migliorare le condizioni e le pratiche lavorative quotidiane di tutti”. 

Un grazie di cuore a Francesco Ronchi per aver risposto alle nostre domande.

Se hai richieste o feedback, scrivici. Saremo contenti di leggere i tuoi quesiti o le tue opinioni.

Ti proponiamo, inoltre, il kit completo di 3 moduli per lo smart working dedicato alle aziende che stanno riorganizzando il proprio lavoro a distanza. Il kit completo consentirà ai partecipanti di acquisire metodi e tecniche per un’interazione a distanza professionale efficace. Potenzieranno inoltre tutte quelle competenze emotive, organizzative e progettuali necessarie per lavorare in modo efficiente anche da remoto.