Synesthesia e Smart Flow presentano “Smartleaks”: il sistema di whistleblowing sicuro, basato sul software open source GlobaLeaks

Francesco, che cos’è Smartleaks?

F: “Synesthesia e Smart Flow hanno sviluppato un nuovo servizio basato sul software GlobaLeaks, che consente ai nostri clienti di dialogare con i segnalanti, grazie a modalità che ne garantiscono l’anonimato. Synesthesia mette a disposizione tutto il suo know-how tecnologico, la progettazione tecnica, la gestione dell’infrastruttura (hosting e assistenza), l’integrazione del sistema di pagamento. Smart Flow fornisce la consulenza per la progettazione del servizio, la configurazione generale, la consulenza per setup specifico dei singoli clienti e dei questionari e, in una fase successiva, anche il servizio di “intake management”.

Maurizio, da cosa è partita questa iniziativa?

M: “È già da un po’ di tempo che l’Europa ha emanato una Direttiva in merito alla tutela dei segnalanti, quindi al mondo del whistleblowing. In quanto Direttiva europea, tutti gli stati membri devono adattarla alla legislazione nazionale e legiferare in merito. L’Italia, con più di un anno di ritardo, ha deciso di raccogliere queste indicazioni che sostanzialmente richiedono alle aziende di mettere in piedi delle iniziative di whistleblowing sicure, quindi di fare in modo che tutti i dipendenti e collaboratori che lavorano in un contesto aziendale siano nella posizione di poter segnalare dei comportamenti illeciti e scorretti, possibili reati, condotte sospette in una maniera totalmente anonima. Anche perché è solo in un contesto di protezione che un’iniziativa di questo genere può funzionare”. 

Ecco, parliamo un po’ dello scenario. In quale contesto va a inserirsi questa iniziativa?

F: “Essere tutelati durante una segnalazione è un diritto fondamentale, riconosciuto a livello internazionale, in fondo non è altro che un’estensione del diritto di libertà di espressione. Chi responsabilmente denuncia qualche irregolarità deve poter contare sulla propria tutela, senza temere le ritorsioni dei suoi superiori. 

La Camera dei Deputati, nella seduta del 2 agosto 2022, ha approvato in via definitiva il Disegno di Legge recante “Delega al Governo per il recepimento delle direttive europee e l’attuazione di altri atti normativi dell’Unione europea – Legge di delegazione europea 2021”, che include la Direttiva Europea 2019/1937 in materia di “Protezione degli individui che segnalano violazioni delle norme comunitarie”. La Direttiva insiste molto sul concetto di protezione massima della riservatezza del segnalante, attraverso l’uso di canali di segnalazione resi certi, riservati e sicuri e che, al tempo stesso, garantiscano una protezione efficace e misure di tutela in presenza di possibili ritorsioni. Tutti obblighi che ricadono in capo all’impresa. Ormai l’iter è segnato”.

Possiamo dire che in Italia il whistleblowing rappresenta una novità? A chi si rivolge questa iniziativa?

M: “In Italia il whistleblowing non è una materia nuova perché, in realtà, nella pubblica amministrazione è già un obbligo da diversi anni e questo vale anche nel contesto privato: tutte le aziende soggette al modello organizzativo n. 231 hanno già in piedi iniziative di questo genere da molti anni. Il recepimento della direttiva europea favorisce la conseguente istituzione di canali di segnalazione interni rivolti a tutte le imprese del settore privato con almeno 50 lavoratori, indipendentemente dalla natura delle loro attività. 

A prescindere dal numero dei dipendenti, si tratta di un adempimento che è obbligatorio per tutte quelle imprese che operano nel settore dei servizi finanziari esposti a rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo e per tutte quelle società che operano in settori a rischio. Tutte le aziende del settore privato che rientrano entro queste categorie hanno tempo fino al 17 dicembre 2023 per istituire un canale di segnalazione interno”.

Che cosa si può segnalare? Come funziona questo servizio?

F: “All’interno del Portale Segnalazioni è possibile segnalare irregolarità in modo anonimo tramite il questionario Segnalazioni Anonime (Whistleblowing) oppure compilando il questionario Segnalazioni “non conformità” indicando il proprio nominativo. Una volta inviata la segnalazione è possibile ricevere un codice che consente al segnalante di monitorare il suo avanzamento. La garanzia di riservatezza è data proprio da questo codice che è in mano solamente al segnalante. Soltanto il segnalante ha il controllo della sua riservatezza. Il ricevente entra nella piattaforma, gestisce la segnalazione e può contattare il segnalante in modalità “anonima”, può portare avanti questa segnalazione finché serve. Attualmente non esiste un elenco tassativo e univoco di illeciti che costituiscono l’oggetto di una segnalazione. 

Il whistleblowing consente a chiunque (dipendenti e collaboratori, fornitori e qualsiasi altro soggetto che abbia avuto o intenda avere rapporti con la società) di segnalare – attraverso un percorso guidato online – ipotesi di condotte illecite o irregolarità, violazioni di norme, violazioni relative alla Parità di Genere, violazioni del Codice Etico e comunque violazioni di procedure e disposizioni aziendali in genere”.

Maurizio, Per quanto riguarda, invece, gli aspetti più tecnici di questa piattaforma, che tipo di ricerca avete svolto?

M: “La tutela della riservatezza online non è mai una questione banale: non si tratta solamente di non dichiarare i propri dati personali dentro una form, ma di creare una soluzione tecnologica nella quale né con i cookie né con qualunque altro strumento di tracciamento si riesca a risalire all’indirizzo IP del segnalatore. Questo risultato all’interno di un contesto aziendale è piuttosto difficile da ottenere. 

Abbiamo iniziato a sperimentare questa applicazione proprio in occasione della certificazione di Synesthesia sulla parità di genere. Noi di Smart Flow già conoscevamo GlobaLeaks, questo progetto open source che consente di mettere in piedi iniziative di whistleblowing con la possibilità di customizzare le sue funzioni. Il tipo di licensing dell’open source è stato pensato per permettere ad altri soggetti (in questo caso Synesthesia) di appoggiarsi tecnologicamente a GlobaLeaks per creare dei servizi per altri. Dopo una serie di test che sono stati realizzati, oggi siamo pronti a ospitare le iniziative di whistleblowing per altre aziende”. 

Quali sono le criticità maggiori?

M: “Ci sono, per esempio, diverse implicazioni in ambito privacy: siccome un’iniziativa di questo genere ha molto a che fare con il Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati (GDPR), ecco che un’azienda, nel mettere in piedi un processo per gestire il whistleblowing, deve costruire della documentazione della privacy intorno. Nello specifico è chiamata a realizzare un’informativa privacy “su misura” per il segnalante, una nomina al fornitore della piattaforma e un’accurata analisi del rischio. SmartLeaks garantisce tutto questo per aiutare i clienti a costruire una compliance “chiavi in mano”. Non solo, quindi, l’apporto tecnologico ma anche organizzativo, burocratico e giuridico”. 

Parliamo di vantaggi derivanti da questa soluzione? Che cosa offre in più Smartleaks rispetto ai suoi competitor? 

M: “Smartleaks si propone come un’iniziativa “legal-tech” chiavi in mano. Nata dalla partnership tra un’azienda di grande esperienza in ambito tecnologico come Synesthesia e una di altrettanta competenza nel campo della compliance come Smart Flow, Smartleaks è in grado di offrire importanti vantaggi per le aziende:

1. un portale di facile fruizione tanto per i segnalatori (whistleblower) quanto per i riceventi, che avranno la grande responsabilità di gestire le segnalazioni;
2. un approccio tecnologico studiato per proteggere l’anonimato e la sicurezza del segnalatore in una maniera quasi maniacale;
3. un servizio di consulenza su misura che può prendersi cura di tutti gli adempimenti normativi a corollario di un’iniziativa di whistleblowing, come la formazione dei riceventi, gli adempimenti in ambito privacy e la redazione di procedure integrate con i modelli organizzativi aziendali.

Francesco, ci puoi fare un esempio pratico?

F: “Oggi le più recenti certificazioni ISO e non solo danno molta importanza all’utilizzo di applicativi legati al tema del whistleblowing. È proprio questo il caso di Synesthesia, che lo scorso 19 dicembre ha ottenuto la certificazione UNI/PdR 125:2022 per la parità di genere. In questa occasione specifica si è rivelato molto importante il fatto di aver messo in piedi un’iniziativa di whistleblowing all’interno dell’azienda. Oggi tutti i dipendenti e i collaboratori di Synesthesia hanno uno strumento e uno spazio tutelato per evidenziare dei problemi legati a questo tipo di compliance. Un’iniziativa di questo genere è molto utile a creare un clima di fiducia che favorisce l’inclusività”.

Smartleaks è uno strumento di segnalazione che può essere implementato direttamente al sito web della tua azienda. Il sistema, offerto da Synesthesia e Smart Flow a tutte le organizzazioni private e pubbliche, consiste nella fornitura di un abbonamento mensile o annuale e garantisce al 100% che le segnalazioni di illeciti o comportamenti non etici in azienda vengano raccolte e gestite in totale sicurezza e anonimato. Attivarlo è semplicissimo. Per saperne di più clicca qui.